Weniger Meeting-Burnout, mehr Effizienz

Meine Expertenstrategien zur Bekämpfung vom virtuellen Meeting Overload

Kennst du das auch? Ein überfüllter Kalender, der von einem Online-Meeting zum nächsten führt und wenig Zeit für tatsächliche Arbeit oder strategisches Denken lässt? Meetings, die scheinbar überhandnehmen, bis das Phänomen des "Meeting Fatigue", einem Erschöpfungszustand durch Videokonferenzen, auftritt. Die Anzahl hat sich kaum verringert, auch wenn wieder vermehrt in den Präsenzoffices gearbeitet wird. Höchste Zeit, den Non-Stop-Videokonferenzen einen Riegel vorzuschieben und unsere Gesundheit ernst zu nehmen. Planung und Fokus sind die Schlüssel zu einer guten Meeting-Kultur. Der Overload die für eine Reduktion der Anzahl der notwendigen Meetings und deren verbesserte Qualität sorgt.

Wichtig oder nicht? Diese Entscheidungstechniken unterstützen deine Auswahl

Die Kunst besteht darin, Meetings mit Bedacht zu wählen und unnötige Besprechungen aus dem Kalender zu verbannen.  Dabei ist die Grundsatzfrage, ob dieses Meeting wirklich notwendig ist.

Hier sind noch weitere Techniken, die dich in der Entscheidung unterstützen, welche Meetings verzichtbar sind:

• Ohne Agenda kein Meeting! Ein Meeting ohne klaren Zweck oder Agenda solltest du aus deinem Kalender löschen. Eine Einladung mit Zweck des Meetings ist Pflicht. Stelle aber auch sicher, dass alle Zugang zur Tagesordnung haben, bevor das Meeting beginnt.
• Probiere "Meeting-Fasten" aus: wie bei einem Nahrungsfasten könntest du versuchen, für einen bestimmten Zeitraum alle Meetings aus deinem Kalender zu entfernen und dann nur die wirklich wichtigen wieder hinzuzufügen.
• Prüfung und Bewertung von Meetings: bitte deine Meeting-Teilnehmer, das Meeting anhand verschiedener Methoden zu bewerten, wie Umfragen oder Abstimmungen.
• Meeting aufzeichnen: wenn ein Meeting zu viele Teilnehmer hat oder nicht jeder teilnehmen kann, schafft eine Aufzeichnung Abhilfe.
• Werbe um die Teilnahme: statt vorauszusetzen, dass Leute automatisch an deinem Meeting teilnehmen, überzeuge sie, der Einladung zu folgen. Gib ihnen einen Grund, sich vorzubereiten und anwesend zu sein.

Oder mache es wie meine Business-Freundin Lucia Schramm-Kaineder und setze auf die "minimale Woche". Sie reduziert ihren Termin-Marathon mit der Frage: "Was MUSS ich wirklich, wirklich machen / wo muss ich dabei sein?" und schafft sich damit viel Freiraum.

Setze auf ENERGIE, nicht auf Zeit

Versuche einmal, deinen Meeting-Kalender neu zu strukturieren. Erstelle einen Energiekalender, indem du deine Meetings basierend darauf einfärbst, wie sie sich auf dich auswirken. Rot bedeutet, das Meeting kostet dich Energie. Grün bedeutet, es gibt dir Energie. Und Gelb ist neutral. Dann handle entsprechend: Lehne ab oder delegiere alle roten Meetings.

"Bin ich wirklich im-hier-und-jetzt in diesem Meeting?", das ist der 'Hybrid-Meeting-Lackmustest'. Idealerweise fühlst du dich vollständig als Teil des Meetings: engagiert und präsent. Wenn das nicht zutrifft, frage dich: "Was muss ich tun/anfordern, um mich diesem Meeting mit ungeteilter Aufmerksamkeit widmen zu können?" Die Übung mit der Aufmerksamkeit in meinem Workshop Work Together Anywhere macht den Teilnehmenden oftmals mit einem Schmunzeln den Unterschied deutlich.

Entwickle eine Meeting-Etikette

Wie weißt du, wenn jemand unterbrechen oder sprechen möchte? Sind Remote-Teilnehmende stummgeschaltet, wenn sie nicht sprechen? Werden eingeschaltete Kameras erwartet? Wird mit der Chat-Funktion gearbeitet? Gibt es Regeln für einen gewünschten Redewechsel wie beispielsweise ELMO - "Enough! Let’s move on.", um mehr Teilhabe zu fördern? Ist es in Ordnung, während des Meetings zu essen? Lege eine Meeting-Etikette im Voraus fest, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen.

Asynchrone Alternativen: Wie du deine Produktivität im Arbeitsalltag optimierst

Die Verbesserung der asynchronen Kommunikation bedeutet weniger Unterbrechungen und mehr Kontrolle über deinen Arbeitstag. Es verschafft dir Zeit, Informationen zu verarbeiten und zu antworten, anstatt möglicherweise wenig überdachte und reflektierte Entscheidungen in zeitlich begrenzten Meetings zu treffen.

"Was müssen wir online besprechen, und was kann asynchron erledigt werden?" ist dabei die Grundsatzfrage. Mit diesen Methoden sparst du wertvolle Zeit:

• Bei Präsentationen oder Webinaren kann eine Videoaufnahme erstellt und den Teilnehmern vor Beginn des Meetings zur Verfügung gestellt werden.
• Anstatt gemeinsames Brainstormen in einem Meeting, können die Ideen vorher in einem online-Whiteboard gesammelt werden. Das gibt jedem die Möglichkeit, in seiner eigenen Zeit zu denken. (=Brainwriting)
• Produkt-Anleitungen können aufgezeichnet werden, damit jeder sie zu einem passenden Zeitpunkt ansehen kann. Fragen und Diskussionen können synchron adressiert werden (zB Loom).
• Team/Status Updates können aufgezeichnet oder über Chat-Kommunikationstools durchgeführt werden.
• Town halls/Mitarbeiterversammlungen können in Podcasts oder Videoaufnahmen umgewandelt werden.

Stelle eine hochwertige Technologie zur Verfügung

Wenn es um Technologie geht, ist der Rat: Investiere in hochwertige Ausrüstung. Wir möchten eine kristallklare, hochwertige Breitband Kommunikation in unseren Remote-Teams haben. Um das zu erreichen, benötigen wir eine hervorragende Internetverbindung und hochwertige Zubehörwerkzeuge. Der Preis für ein Headset, eine Webcam oder eine Meetingeule ist ein kleiner Preis für den Gewinn von produktiven Online-Gesprächen. 

Menschen sagen, sie wollen im selben Büro arbeiten. In Wahrheit wollen sie eine Kommunikation mit hoher Bandbreite dh wir wollen mit jemandem genauso einfach sprechen können, als wären sie im selben Raum wie wir. Dafür braucht es eine zuverlässige Highspeed-Internetverbindung.

Erreiche das gemeinsam angestrebte Ziel

Was für Offline-Meetings gilt und damit natürlich auch für virtuelle Meetings ist ein strukturiertes Vorgehen, damit die Zeit des gemeinsamen Besprechens effektiv genutzt wird. Eben das ist die Aufgabe eines Moderators, der:

• für die Planung der Agenda und des Ablaufs des Meetings sorgt und Gruppen unterstützt, sich auf ihre Ziele zu konzentrieren,
• einen psychologisch sicheren Raum für Diskussionen schafft,
• die Grundregeln festlegt,
• die Zeiten verwaltet,
• die Energie im Raum einschätzt und entsprechend reagiert,
• die aktive Teilnahme fördert und sicherstellt, dass jeder die Möglichkeit hat, gehört zu werden,
• sicherstellt, dass die Ergebnisse dokumentiert werden,
• vom Plan abweicht, wenn nötig.

Verbessere das Design der Meetings

Keine leichte Aufgabe! Ein paar Moderationstechniken, die vom Kontext und den Bedürfnissen der Teilnehmenden abhängen, sind meiner Ansicht nach wichtig:

• Verbal ist es entscheidend, gekonnte Techniken wie Nachfragen, Umschreiben und das Zusammenfassen einzusetzen. In hybriden Settings sollte man den Remote-Teilnehmenden den Vorzug geben, um ihre begrenzte Präsenz im Raum auszugleichen.
• Strukturell ist ein klarer Ablauf entscheidend. Liberating Structures (oder hier eine gute deutsche Erklärung: https://www.agonda.de/methoden/liberating-structures) bieten einfache Methoden, um Input von allen Teilnehmenden einzuholen. Gamification, Umfragen und persönliche Geschichten fördern die Integration neuer Erkenntnisse. Ein Icebreaker, oder auch Aufwärmfrage, zu Beginn steigert die Beteiligung im Meeting und unterstützt das Teambuilding.
• Visuell solltest du auf verschiedene Werkzeuge zurückgreifen, um das Verständnis zu fördern. Die Verwendung von physischen und virtuellen Tools ermöglicht den Zugang zu verschiedenen Teilen des Gehirns. Zeichnen und grafische Darstellungen fördern kreatives Denken, während die Verwendung von Whiteboards die Fokussierung erleichtert. Gängige Tools wie Miro und Conceptboard bieten unterstützende Plattformen für visuelle Moderation in hybriden Umgebungen.

MACH PAUSEN!

Nach langem starren Blick auf den Bildschirm ist es schwierig, sich zu konzentrieren. Die Faustregel besagt, alle 45 bis 60 Minuten eine 5-15-minütige Pause einzulegen. Außerdem gibt es nach einer Sitzung normalerweise irgendwelche Aufgaben, die wir erledigen müssen (jemandem einen Link oder eine Datei senden usw.). Ein paar Minuten zwischen den Meetings zu lassen, ermöglicht es dir, diese kleinen Aufgaben zu erledigen und eine physische Pause zu machen, bevor du dich wieder an den Computer setzt. Forschungsergebnisse ( Microsoft’s Human Factors Lab) zeigen, dass Pausen wichtig sind. Du fühlst dich am Ende des Tages weniger erschöpft und verbesserst auch deine Fähigkeit, dich während Meetings besser zu konzentrieren und voll dabei zu sein".

KOSTENLOSER DOWNLOAD: Virtueller Meeting-Planer

Lade meine praktische Checkliste für die Planung effektiver Meetings herunter. Durch die Anwendung dieser bewährten Techniken kannst du die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnen, die Produktivität steigern und Raum für sinnvolle Arbeit schaffen, die den Fortschritt vorantreibt.

Wenn du mehr zum Thema hybrides Arbeiten wissen willst, kontaktiere mich. Ich unterstütze Führungskräfte und ihre Teams, Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsmodellen zu verbessern.

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