Offboarding-Checkliste

Ein reibungsloser Abschied:

Der optimierte Offboarding-Prozess für dein Unternehmen

Ein gut durchdachter Offboarding-Prozess kann einen positiven letzten Eindruck hinterlassen und das Image des Unternehmens pflegen. Gleichzeitig können eventuell vorhandene Spannungen aus dem Weg geräumt und die scheidenden Mitarbeiter freundlich verabschiedet werden. Der reibungslose Ablauf des Austritts wird durch eine strukturierte Offboarding-Checkliste gewährleistet, die eine professionelle Abwicklung sicherstellt und potenzielle rechtliche Auseinandersetzungen vermeidet.

Checkliste Offboarding - damit du nichts vergisst

Offboarding beinhaltet administrative Aufgaben, die sowohl von dir als Führungskraft als auch von den HR- und IT-Verantwortlichen erledigt werden sollten. Letztere sollten sich insbesondere um das Thema Datensicherheit und Datenschutz kümmern, damit die Vertraulichkeit von Unternehmensinformationen und gesetzlichen Bestimmungen gewahrt bleibt. Diese Aufgaben gewährleisten eine reibungslose Übergabe und Dokumentation sowie einen wertschätzenden Abschied für den ausscheidenden Mitarbeiter. Die wichtigsten Punkte in der Checkliste

• Info: (frühzeitig) Kommunikation des Austritts
• Nachfolge-/Übergabeplanung, Wissenstransfer sicherstellen
• Abrechnung: finanzielle Ansprüche und sonstige Verträge prüfen, Kündigungsbestätigung
• IT: technischen Prozess anstoßen
• Arbeitszeugnis: erstellen und übergeben
• Letzten Arbeitstag/Verabschiedung planen
• Letztes fachliches Mitarbeitergespräch/Austrittsgespräch führen

stellen sicher, dass das Arbeitsverhältnis systematisch und professionell beendet wird, unabhängig davon, ob die Kündigung vom Mitarbeiter selbst oder vom Arbeitgeber ausgeht.

Austrittsgespräch - positive Mitarbeiterverabschiedung und effektive Imagepflege

Ein zentraler Bestandteil des Offboarding-Prozesses ist das Austrittsgespräch. Es bietet die Möglichkeit, vorhandene Spannungen zu klären und den Mitarbeiter freundlich zu verabschieden. Wenn die Kündigung vom Unternehmen ausgeht, kann es zu Konflikten kommen, die sogar vor Gericht landen können. Das Austrittsinterview sollte idealerweise an einem Tag in der letzten Arbeitswoche des Mitarbeiters stattfinden und von der Geschäftsführung oder einem HR-Verantwortlichen durchgeführt und von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet werden. Die Ergebnisse des Interviews können wertvolle Hinweise liefern, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten für die Organisation aufzuzeigen. Zudem kann das Interview dazu beitragen, mögliche zukünftige Schwierigkeiten zu vermeiden und sogar scheidende Mitarbeiter zum Bleiben zu bewegen. Jedenfalls dient es der Imagepflege und lässt auch die Tür für die Rückkehr eines Mitarbeiters offen.

Um eventuelle Ängste vor negativen Auswirkungen des ehrlichen Austauschs zu mindern, empfiehlt es sich, das Arbeitszeugnis bereits vor dem Austrittsinterview auszuhändigen. Dadurch wird ein positives und offenes Gesprächsklima gefördert.

Der letzte Arbeitstag - der Teamleiter hat noch was zu tun …

Der letzte Arbeitstag sollte sorgfältig gestaltet werden, um einen guten Abschiedseindruck zu hinterlassen. Es ist wichtig, dass kein Mitarbeiter frustriert das Unternehmen verlässt, sondern positive Erinnerungen mitnimmt. Ehemalige Mitarbeiter sind schließlich Botschafter des Unternehmens. Im Austrittsinterview bietet sich die Gelegenheit, die genauen Gründe für den Austritt zu erfragen und mögliche Maßnahmen zu ergreifen, um Unsicherheiten bei anderen Teammitgliedern zu minimieren und weitere Austritte zu verhindern.

Ist die Initiative der Kündigung vom Unternehmen ausgegangen, dann ist die Entscheidung auf Fakten zu stützen. Jeder verdient ein faires Feedback. Zunächst sollte immer die Situation verbessert werden - aber dennoch nicht scheuen, die harte Entscheidung zu treffen. Ein Angebot über ein Orientierungs- oder Outplacement-Beratung von spezialisierten Consultingunternehmen an den Gekündigten könnte die Situation etwas entschärfen.

Angemessener Umgang mit dem Tod eines Mitarbeiters

Unglaublich betroffen hat mich einmal der Tod eines Kollegen gemacht. Ich musste selber erst einmal mit der tragischen Situation klarkommen. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung, dem gesamten HR-Team und mit den Kolleg*innen aus der Kommunikationsabteilung haben wir ein Krisenteam gebildet und mit viel Einfühlungsvermögen, Sensibilität und effektiver Kommunikation entsprechende Maßnahmen ergriffen. Durch eine angemessene und fürsorgliche Herangehensweise können Unternehmen ihren Mitarbeitern in dieser schwierigen Zeit Unterstützung bieten und zur Bewältigung der Folgen des Verlusts beitragen. Wenn diese unterstützenden Maßnahmen nicht im Unternehmen selbst geleistet werden können, dann empfehle ich hier dringend, sich Unterstützung bei der Bewältigung der dringendsten und schmerzhaftesten Angelegenheiten zu holen. Auch wir haben dem Team in der Niederlassung extern psychologische und emotionale Hilfe angeboten.

Am Firmensitz haben wir haben ein Bild und eine Kerze  aufgestellt, um das Andenken an den verstorbenen Mitarbeiter zu ehren.

Zusätzlich sind administrativen Schritte zu unternehmen, um den Austrittsprozess abzuschließen. Dazu gehört die Beantragung der offiziellen Sterbeurkunde von der Familie, den Zugang zu E-Mails des Verstorbenen zu regeln, Versicherungsangelegenheiten und viele sonstige Aspekte.  Nicht zu vergessen sind praktische Fragen, die geklärt werden müssen, wie die die Rückgabe von persönlichen Gegenständen des Verstorbenen und die Organisation der Teilnahme an der Beerdigung.

Melde dich, wenn du was brauchst …

Wenn du Unterstützung bei der Gestaltung eines individuell auf dein Unternehmen zugeschnittenen Offboarding-Prozesses benötigst, stehe ich gerne zur Verfügung. Mit meiner praktischen Erfahrung in der HR-Branche kann ich bei der Erstellung einer maßgeschneiderten Offboarding-Checkliste helfen und Ideen für ein gelungenes Offboarding, auch in virtuellen Umgebungen, liefern. Zudem biete ich Coaching für Kündigungsgespräche und Austrittsinterviews an.

Lass uns zu einem virtuellen und kostenlosen Espresso-Dialog verabreden. Hier sind meine Kontaktdaten.

Ich freue mich von dir zu hören.